Работа с официальными документами требует четкого понимания их структуры и содержания. Рассмотрим алгоритм правильного применения документарных указаний.
Содержание
Работа с официальными документами требует четкого понимания их структуры и содержания. Рассмотрим алгоритм правильного применения документарных указаний.
1. Подготовка к работе с документом
- Убедитесь в актуальности версии документа
- Проверьте наличие всех приложений и дополнений
- Определите сферу применения документа
- Выясните статус документа (закон, приказ, инструкция)
2. Анализ структуры документа
| Раздел документа | На что обратить внимание |
| Преамбула | Цель создания и область применения |
| Основные положения | Ключевые требования и принципы |
| Приложения | Дополнительные таблицы, формы, схемы |
3. Алгоритм работы с документом
- Ознакомьтесь с документом полностью
- Выделите ключевые положения, касающиеся вашей ситуации
- Отметьте сроки исполнения (если указаны)
- Определите ответственных за исполнение
- Составьте план реализации требований
- Зафиксируйте выполненные действия
4. Особенности применения
- Точное цитирование при ссылках на документ
- Соблюдение последовательности действий, указанных в документе
- Учет поправок и изменений в последующих редакциях
- Соответствие действий установленным формам и регламентам
5. Проверка правильности исполнения
- Соответствие результатов требованиям документа
- Соблюдение установленных сроков
- Правильность оформления отчетных материалов
- Наличие подтверждающих документов
Для сложных документов рекомендуется составлять памятку с выпиской ключевых положений и сроков их исполнения, а также консультироваться со специалистами в соответствующей области.
